1. Définition et objectifs
Le rapport d'activité annuel est un document de synthèse qui rend compte de l'activité globale de l'ESMS sur une année civile (N). Il doit être transmis aux autorités de tutelle en même temps que les comptes administratifs, au plus tard le 30 avril de l'année N+1.
Objectifs du rapport d'activité
- Rendre compte aux autorités de tutelle de l'utilisation des ressources et de la qualité des prestations
- Mesurer l'activité à travers des indicateurs quantitatifs et qualitatifs harmonisés
- Suivre les orientations stratégiques définies dans le projet d'établissement et le CPOM
- Valoriser les actions qualité et les innovations mises en œuvre
- Alimenter le dialogue de gestion avec l'ARS et le Conseil départemental
- Informer les parties prenantes : CVS, équipes, partenaires, organismes gestionnaires
Harmonisation nationale : Depuis 2019, le rapport d'activité suit un cadre national harmonisé (trame Excel) défini par la CNSA, permettant la consolidation des données à l'échelon régional et national.
Destinataires du rapport
Le rapport d'activité est transmis obligatoirement à :
- ARS (Agence Régionale de Santé) pour les ESMS financés par l'assurance maladie
- Conseil départemental pour les ESMS relevant de la compétence départementale
- CVS (Conseil de la Vie Sociale) pour information et échanges avec les usagers
- Organisme gestionnaire (association, fondation, entreprise) pour pilotage stratégique
- Instance représentative du personnel (CSE) pour information sur la vie de l'établissement
2. Contenu obligatoire
Structure du rapport d'activité
Le rapport d'activité comprend deux parties complémentaires :
Partie 1 : Rapport d'activité harmonisé (format Excel)
Données quantitatives normalisées selon la trame nationale CNSA :
- Identification : FINESS, raison sociale, adresse, capacité autorisée, public accueilli
- Activité : Nombre de personnes accompagnées, taux d'occupation, file active, mouvements (admissions, sorties)
- Parcours : Durée moyenne de séjour, origine et destination des personnes, partenariats
- Ressources humaines : Effectifs (ETP), professions représentées, formation, absentéisme
- Données financières : Synthèse budgétaire, produits, charges, résultat de l'exercice
Partie 2 : Rapport narratif et qualitatif
Analyse et valorisation de l'activité :
- Faits marquants : Événements significatifs de l'année, évolutions majeures
- Projet d'établissement : Avancement des axes stratégiques
- Qualité et évaluation : Bilan du PAQ, résultats de l'évaluation HAS, satisfaction des usagers
- Innovations et projets : Nouvelles modalités d'accompagnement, expérimentations
- Partenariats : Conventions, coopérations, participation à des réseaux
- Perspectives : Orientations pour l'année N+1
Indicateurs d'activité clés
Les principaux indicateurs à renseigner varient selon le type d'ESMS :
Pour les établissements d'hébergement (EHPAD, FAM, MAS, foyers...) :
- Taux d'occupation moyen annuel
- Nombre de résidents au 31/12
- Nombre d'admissions et de sorties
- Durée moyenne de séjour
- Profil des résidents (âge moyen, GIR moyen pour les EHPAD, etc.)
Pour les services (SSIAD, SAVS, SAMSAH, SAAD...) :
- File active (nombre de personnes accompagnées dans l'année)
- Nombre d'heures réalisées
- Nombre de nouvelles prises en charge
- Nombre de fins d'accompagnement
- Délai moyen d'attente pour admission
Volet qualité du rapport
Le rapport d'activité doit intégrer obligatoirement :
- Bilan du Plan d'Amélioration de la Qualité (PAQ) : Actions réalisées, résultats obtenus, axes à poursuivre
- Synthèse de l'évaluation HAS (si réalisée dans l'année) : Principaux constats, cotations, recommandations
- Enquêtes de satisfaction : Résultats des enquêtes auprès des usagers et des familles
- Gestion des événements indésirables : Signalements, analyses, actions correctives
- Démarches de bientraitance : Actions menées, formations, sensibilisations
Articulation avec le CPOM : Le rapport d'activité permet de suivre l'avancement des objectifs contractuels définis dans le Contrat Pluriannuel d'Objectifs et de Moyens (CPOM). Il constitue la base du dialogue de gestion avec l'ARS.
3. Obligations légales
Périodicité et échéances
Le rapport d'activité est obligatoire chaque année :
- Période couverte : Année civile N (1er janvier au 31 décembre)
- Date limite de transmission : 30 avril de l'année N+1
- Transmission conjointe : En même temps que le compte administratif (R.314-50 CASF) ou l'état réalisé des recettes et dépenses (R.314-232 CASF)
- Modalité de transmission : Via les plateformes dématérialisées de la CNSA (ImportCA ou ImportERRD)
Calendrier type pour le rapport d'activité 2025 :
- Janvier-Février 2026 : Collecte des données, rédaction du rapport narratif
- Mars 2026 : Validation par l'organisme gestionnaire, présentation au CVS et au CSE
- Avril 2026 : Finalisation et transmission aux autorités avant le 30 avril 2026
Validation et diffusion
Le rapport d'activité doit suivre un circuit de validation :
- Élaboration : Direction de l'établissement, avec participation des cadres et services supports
- Validation interne : Conseil d'administration ou organisme gestionnaire
- Consultation du CVS : Présentation obligatoire au Conseil de la Vie Sociale avant transmission
- Information du CSE : Présentation à l'instance représentative du personnel
- Transmission officielle : Envoi dématérialisé aux autorités de tutelle
- Communication : Mise à disposition des professionnels, des usagers et de leurs familles
Exploitation par les autorités
Le rapport d'activité est utilisé par les autorités pour :
- Suivi du CPOM : Vérification de l'atteinte des objectifs contractuels
- Dialogue de gestion : Base pour les échanges annuels avec l'ARS ou le Conseil départemental
- Programmation budgétaire : Ajustements tarifaires et allocation de ressources
- Contrôle de conformité : Respect des autorisations et des capacités
- Consolidation régionale et nationale : Agrégation des données pour pilotage des politiques publiques
Bonne pratique : Anticiper la collecte des données tout au long de l'année (tableaux de bord mensuels, indicateurs qualité) pour faciliter la rédaction du rapport et garantir la fiabilité des informations transmises.
Sanctions en cas de non-transmission
- Mise en demeure par l'autorité de tutelle en cas de retard
- Suspension du versement des financements en cas de non-transmission persistante
- Impact sur le renouvellement d'autorisation : Manquement aux obligations réglementaires
- Inspection administrative et mise sous tutelle possible en cas de carence grave
4. Cadre réglementaire
Textes de référence
- Loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002 - Obligation de rendre compte de l'activité
- Code de l'action sociale et des familles - Articles R.314-50 et R.314-232 (transmission du rapport d'activité)
- Arrêtés budgétaires et comptables spécifiques à chaque catégorie d'ESMS
- Instructions CNSA relatives aux cadres budgétaires et rapports d'activité harmonisés
Harmonisation nationale (depuis 2019)
Le rapport d'activité harmonisé au niveau national permet :
- Comparabilité : Indicateurs identiques pour tous les ESMS d'une même catégorie
- Simplification : Trame Excel unique téléchargeable sur le site de la CNSA
- Consolidation : Agrégation automatisée des données au niveau régional et national
- Pilotage : Vision d'ensemble de l'offre médico-sociale pour les décideurs publics
Plateforme de transmission
La transmission du rapport d'activité s'effectue via les portails dématérialisés de la CNSA :
- ImportCA : Pour les ESMS soumis au compte administratif (budget annexe ESMS)
- ImportERRD : Pour les ESMS en état réalisé des recettes et dépenses (CPOM, dotation globale)
- Accès sécurisé : Via identifiants et habilitations délivrés par l'ARS
- Dépôt unique : Les données sont automatiquement transmises aux autorités compétentes
Évolution numérique : La dématérialisation complète des échanges entre ESMS et autorités de tutelle s'est généralisée depuis 2020. Les envois papier ne sont plus acceptés.
5. Ressources utiles
Trames et outils CNSA
Cadres budgétaires et rapports d'activité harmonisés
Téléchargement des trames Excel par catégorie d'ESMS et notices explicatives
Accéder au site de la CNSAPortails de transmission
- Plateforme ImportCA - CNSA
- Plateforme ImportERRD - CNSA
- Guide utilisateur des plateformes (disponible après connexion)
Accompagnement régional
Contacts et support :
En cas de difficulté technique ou méthodologique, contactez le service médico-social de votre ARS ou la direction de l'autonomie de votre Conseil départemental. Les fédérations d'employeurs (FEHAP, Nexem, Uniopss) proposent également des formations et des outils d'aide à la rédaction.
Outils complémentaires
Logiciels métier
Nombreux éditeurs proposent des modules de génération automatique du rapport d'activité
Tableaux de bord
Outils de pilotage pour suivre les indicateurs en continu
6. Documents liés
Documents qualité connexes
Plan d'amélioration de la qualité (PAQ)
Le bilan du PAQ doit figurer dans le rapport d'activité
Rapport d'évaluation HAS
Synthèse de l'évaluation à intégrer si réalisée dans l'année
Document Unique (DUERP)
Actions de prévention des risques à valoriser dans le rapport
Documents financiers associés
Transmission conjointe obligatoire :
- Compte administratif (CA) : Pour les ESMS en budget annexe
- État réalisé des recettes et dépenses (ERRD) : Pour les ESMS en CPOM ou dotation globale
- Annexes financières : Justificatifs comptables, compte de résultat, bilan
Organismes de tutelle
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