Organigramme fonctionnel ESMS

1. Définition et rôle

L'organigramme fonctionnel est une représentation graphique de la structure organisationnelle de l'établissement ou du service médico-social. Il visualise les relations hiérarchiques, les lignes de responsabilité et les circuits de coordination entre les différents acteurs.

L'organigramme remplit plusieurs fonctions essentielles :

• Clarifier les lignes hiérarchiques et les relations de subordination
• Identifier les responsabilités de chaque poste et service
• Visualiser les circuits de décision et de coordination
• Faciliter la compréhension de l'organisation par les professionnels et les partenaires
• Servir de référence pour le recrutement et la gestion des compétences
• Anticiper les besoins en formation et en accompagnement managérial

2. Contenu obligatoire

Structure hiérarchique

L'organigramme doit faire apparaître clairement :

• Direction : Direction générale, direction d'établissement, direction adjointe
• Encadrement intermédiaire : Chefs de service, responsables de pôle, coordinateurs
• Équipes opérationnelles : Professionnels de terrain par service ou par fonction
• Fonctions support : Ressources humaines, comptabilité, qualité, logistique
• Instances de coordination : Équipes pluridisciplinaires, groupes de travail, commissions

Informations par poste

Pour chaque fonction ou poste représenté, l'organigramme peut préciser :

• Intitulé du poste ou de la fonction
• Nombre d'ETP (Équivalents Temps Plein) affectés
• Rattachement hiérarchique direct
• Relations fonctionnelles avec les autres services
• Niveau de responsabilité et de délégation

Instances de coordination

L'organigramme doit également faire apparaître :

• Conseil de la Vie Sociale (CVS) : Instance de participation des usagers
• Comité Social et Économique (CSE) ou CHSCT pour les structures de plus de 11 salariés
• Réunions pluridisciplinaires : Synthèses, staff, réunions de coordination
• Commissions thématiques : Qualité, bientraitance, risques, projets
• Comité de direction : Instances de pilotage stratégique

3. Obligations légales

Obligation de présentation de l'organisation

L'organigramme n'est pas un document obligatoire en tant que tel, mais il fait partie intégrante du projet d'établissement (article L.311-8 du CASF), qui doit décrire l'organisation et le fonctionnement de la structure.

L'organigramme est également attendu dans :

• Le livret d'accueil remis aux personnes accompagnées
• Le dossier d'autorisation et les demandes d'extension de capacité
• Le CPOM (Contrat Pluriannuel d'Objectifs et de Moyens)
• Le rapport d'activité annuel transmis aux autorités de tarification
• L'évaluation HAS : critère de pilotage et de gouvernance

Communication interne et externe

L'organigramme doit être :

• Communiqué aux professionnels : Affiché, accessible dans l'intranet ou le logiciel RH
• Remis aux nouveaux arrivants : Intégration et compréhension de l'organisation
• Présenté aux partenaires : ARS, Conseil départemental, évaluateurs HAS
• Actualisé régulièrement : Au moins une fois par an et à chaque réorganisation

Protection des données personnelles

Attention : l'organigramme nominatif (avec les noms des professionnels) ne peut être diffusé largement en raison du RGPD. Il est réservé à un usage interne et ne doit pas figurer sur le site internet de l'établissement sans consentement des personnes concernées.

4. Cadre réglementaire

Textes de référence

• Article L.311-8 du CASF - Projet d'établissement (comprend la présentation de l'organisation)
• Article L.313-1 du CASF - Autorisation de fonctionnement (dossier comprend l'organigramme)
• Article L.313-11 du CASF - CPOM (contient la présentation de l'organisation)
• Code du travail - Obligations en matière d'organisation du travail

Normes et bonnes pratiques

• Référentiel national qualité HAS (2022) : Critère pilotage et gouvernance
• Recommandations ANESM : "Les attentes de la personne et le projet personnalisé" (2008)
• Norme ISO 9001 : Management de la qualité et organigramme des responsabilités

5. Ressources utiles

Outils et modèles

Documentation RH et organisationnelle

• Droit du travail - Ministère du Travail
• Fonction publique hospitalière - Gestion des RH
• Les métiers du social - Ministère des Solidarités

Logiciels et outils de création

6. Documents liés

Documents RH associés

Instances et acteurs RH